Współpraca z agencją? To dobry pomysł! Dzięki temu łatwiej osiągniesz komunikacyjny sukces. Pamiętaj jednak, aby już na początku obrać odpowiedni kurs.

Współpraca firmy z agencją pozwala stworzyć wartościowe i angażujące klientów treści, które agencja pomoże opakować w odpowiednią formę – newsletter, mailing, magazyn firmowy, folder, blog czy fanpage. Dobra współpraca powinna jednak opierać się na jasnych zasadach i zrównoważonych obowiązkach. Bazując na naszych doświadczeniach radzimy, jak powinny postępować firmy dobierając agencję do współpracy.

Zaangażuj agencję w proces koncepcyjny

Warto rozważyć zaangażowanie agencji już w procesie planowania wydawnictwa lub działań komunikacyjnych. Agencja nie musi być jedynie wykonawcą naszego planu. To ona ma większe doświadczenie i może podpowiedzieć dobre i ciekawe rozwiązania. Poza tym łatwiej będzie jej realizować projekt, który dobrze poznała uczestnicząc w jego przygotowaniu.

Analizuj propozycje

Z agencjami bywa jak z autokomisami – handlarz przedstawia nam śliczne auto bez jakiejkolwiek usterki. Wszystko z nim gra, dopóki nie odbędziemy pierwszej przejażdżki. Agencje dokonując swojej prezentacji chcą przedstawić się z jak najlepszej strony. Często na spotkaniach prezentują one wspaniałe layouty magazynów i newsletterów. To jednak najczęściej przygotowane specjalnie na cele prezentacji projekty, które przedstawiane są każdej firmie. Dowiedzmy się lepiej co firma może nam zaoferować. Nie oczekujmy jednak, że na pierwszym spotkaniu zostanie zaprezentowany gotowy materiał. Każdy projekt wymaga poznania specyfiki funkcjonowania firmy i naszych oczekiwań, do których agencja przygotuje próbne kreacje. To jednak wymaga czasu, dlatego nie podejmujmy decyzji po jednym spotkaniu prezentacyjnym.

fot. pixabay.com/pl

Wyznacz zasady

Nie oczekuj, że agencja będzie spełniała Twoje oczekiwania przez cały czas z zadatkiem. Świat komunikacji zmienia się jak w kalejdoskopie i nie jest wolny od pomyłek oraz wpadek. Warto więc na pierwszym spotkaniu zapytać nie tylko o największe sukcesy, ale także porażki i nieudane projekty (co to było?, jak sobie z tym poradzili?, jakie były tego konsekwencje?, czy popełnili ten błąd ponownie?). Postaraj się także już na wstępie ustalić zasady współpracy, dotyczące najmniejszych szczegółów jak np. terminy oddawania materiałów do akceptacji, korekty, godziny pracy, czy formy raportowania. Dobrym zwyczajem jest także zaprezentowanie przez obie strony specyfiki swojego funkcjonowania (godziny i dni pracy, elastyczność w razie niespodziewanych wypadków itd.). Dzięki temu obie strony unikną niepotrzebnych nieporozumień. Warto także ustalić schemat działań w razie nieoczekiwanych wydarzeń na tyle, ile jest to możliwe.

Współpracuj

Częstym błędem firm, korzystających z usług agencji, jest trzymanie ich z dala od spraw wewnętrznych. Wtedy współpraca wygląda tak, że firma przesyła komunikaty do agencji, która ogranicza się wyłącznie do zredagowania tekstów i złożenia wydawnictwa. Custom publishing i praca w agencji nie różni się wiele od pracy dziennikarskiej. Pozwólmy więc agencji działać samodzielnie, towarzyszyć nam w firmowych imprezach, prowadzić wywiady z naszymi specjalistami i wspierać nas w prowadzeniu komunikacji. Dzięki temu stworzymy naprawdę ciekawe treści, które pozwolą nam angażować pracowników i klientów.

Więcej informacji na temat budowania owocnych relacji z agencją znajdziecie w naszym magazynie „PismoteQa”:

– http://www.pismoteqa.pl/online/1/#/10-11/

Pierwsze letnie wydanie naszego firmowego newslettera o komunikacji firmowej już się ukazało. Główny temat poświęciliśmy aplikacjom, które są przydatne w pracy firmowych redaktorów.

Spośród kilkudziesięciu testowanych aplikacji wybraliśmy te, które naszym zadaniem ułatwią pracę firmowym redaktorom. To aplikacje przydatne, intuicyjne, łatwe w obsłudze i darmowe. Sprawdź, czy Ty również z nich korzystasz. Jeżeli nie, przetestuj. Z nimi paca jest łatwiejsza.

W nowym numerze Custom News piszemy także o okładkach w magazynach wewnętrznych. Nie ma lepszego rozwiązania, niż zaprezentowanie na niej własnego zdjęcia z wizerunkiem pracownika. To trafniejszy wybór, niż zdjęcia z banków grafik, nawet jeżeli przewyższają one jakością nasze zdjęcia.

Jeden z tematów poświęciliśmy coraz rzadziej stosowanemu gatunkowi dziennikarskiemu – sylwetce. Ta forma stosowana jest w tradycyjnej prasie sporadycznie, jednak świetnie spisuje się w magazynach firmowych. Może zostać wykorzystana do prezentacji nowych pracowników, przy jubileuszach, zmianach w Zarządzie, czy prezentacjach firmowych. Sprawdźcie jak tego dokonać.

PRZECZYTAJ NOWE WYDANIE!

W naszym dziale newsów piszemy o zmianach, jakie nastąpiły w funkcjonowaniu Facebooka. Od niedawna mogą być zamieszczane na nim artykuły prasowe. Sprawdźcie także naszą zajawkę relacji z Power of Content Marketing 2015.

(RW)

MediateQa rozpoczęła współpracę z NOTUS Doradcy Finansowi. Dla jednej z największych firm doradztwa finansowego w Polsce agencja tworzy magazyn „CASH”.

MediateQa stworzyła dla firmy NOTUS Doradcy Finansowi magazyn finansów osobistych „CASH”. To praktyczny poradnik dla wszystkich osób, które chcą być na bieżąco ze zmianami zachodzącymi na rynkach finansowych. „CASH” daje wiedzę na temat kredytów, inwestycji oraz ubezpieczeń, która pomoże każdemu czytelnikowi w zarządzaniu prywatnymi finansami. Nad merytoryczną stroną gazety czuwają specjaliści z NOTUSA, dzięki czemu magazyn stoi na najwyższym poziomie i prezentuje rozwiązania, które dostosowane są do potrzeb i oczekiwań odbiorców. „CASH” to bezpłatny magazyn z cenną wiedzą, który dostępny jest w wydaniu internetowym, a także jako aplikacja na urządzenia mobilne.

Pierwszy numer „CASHA” poświęcony jest tematowi sukcesji. Paweł Miszkurka, Prezes Zarządu Kancelarii LTF Sp. z o.o. Advisers Group, doradza czytelnikom jak zaplanować sukcesję. Wskazuje także najczęstsze błędy popełniane przy przekazywaniu firmy młodszemu pokoleniu. W dziale kredytów szeroko omówiona została kwestia kredytów mieszkaniowych. Specjaliści z NOTUS Doradcy Finansowi wskazują także co może być wkładem własnym przy zaciąganiu kredytu. W kolejnym artykule Michał Krajkowski, Główny analityk NOTUSA, przewiduje co czeka w przyszłości osoby, które zaciągnęły kredyty we franku szwajcarskim.

W pierwszym numerze „CASHA” znajdziecie także informacje o nowościach w ofercie ubezpieczycieli samochodowych, a także zestawienie najpopularniejszych ubezpieczeń dla dzieci. Na łamach magazynu także interesujący wywiad z Dariuszem Kowalskim, jednym z pięciuset doradców inwestycyjnych w Polsce. Zobaczcie jak wygląda praca elity polskich finansów. Polecamy także artykuł o stopach procentowych, które znajdują się obecnie na historycznie niskim poziomie. Czy to dobry okres na zaciąganie kredytów? Sprawdźcie także jak będą wyglądały osiedla mieszkalne przyszłości. Już dziś diametralnie zmieniają one swoją funkcję. Serdecznie polecamy!

Magazyn dostępny w Google Play (https://play.google.com/store/apps/details?id=pl.embuk.cash), App Store (https://appsto.re/pl/oYm66.i) oraz na stronie NOTUS Doradcy Finansowi (https://lp.dknotus.pl/temp/cash1/).

Nasz firmowy newsletter jest już dostępny. Głównym tematem w majowym wydaniu są webinary.

Każda osoba zajmująca się marketingiem i komunikacją zna webinary, ale niewiele osób je stosuje. Większość traktuje je jako narzędzie wyłącznie dla korporacji. My jednak udowadniamy, że takie myślenie jest błędne. Webinmary mogą być wykorzystywane także przez mniejsze firmy, zarówno do komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Sprawdź nowe wydanie Custom News i dowiedz się więcej na temat webinarów. Sprawdź także jakie wymagania musi spełnić sprzęt, na którym odbywać będą się webinary oraz dowiedz się jakie programy możesz wykorzystać do ich darmowej organizacji.

Kolejny temat w naszym newsletterze o komunikacji wewnętrznej poświęciliśmy white papersom. Są one doskonałym narzędziem promocyjnym i marketingowym, które pozwala budować content. Dzięki nim w łatwy sposób zwiększysz liczbę leadów i zyskasz kontakt do potencjalnych klientów. Sprawdź jak to zrobić. Dowiedz się również jakie nowe portale społecznościowe robią furorę w innych krajach. To następcy Facebooka. Król social media przestał w tym roku zyskiwać na popularności. Nie wierzysz? Przekonaj się!

W naszym dziale newsów zachęcamy do lektury nowej publikacji „Myśl jak freak”. To książka, która zmieni Wasze myślenie o otaczającym świecie. Nasze już zmieniła. Sprawdźcie także nasze nowe dzieło. MediateQa tworzy magazyn finansów osobistych dla NOTUS Doradcy Finansowi. To gratka, gdyż stworzyliśmy także wersję na urządzenia mobilne. 

Miłej lektury!

W nowym numerze naszego firmowego newslettera, który ukaże się w ciągu najbliższych dni, piszę o zapomnianych formach komunikacji wewnątrz firmowej. Wiele firm zapomniało bowiem, że najważniejszą formą komunikowania jest kontakt bezpośredni. Czemu? Spójrzmy na kwestie komunikacji wewnętrznej od strony psychologii.

Czym jest firma? – to pytanie musi zadać sobie każda osoba, która chce prowadzić w firmie skuteczną komunikację. Wiele osób bagatelizuje jej rolę i nie stosuje w firmie żadnych narzędzi komunikacji. Inne firmy, chcąc podążać za rozwojem technologicznym, skupiają się wyłącznie na narzędziach elektronicznych i mobilnych (newslettery, mailing, portale społecznościowe). Są to bardzo skuteczne narzędzia, jednak powróćmy do pytania postawionego na początku.

Komunikacja drogą do celu

Firma, mówiąc najprościej, to zespół ludzi nastawiony na realizację określonych celów. Zespół ten może działać na zasadzie hierarchiczności lub równorzędności, wciąż jednak działania całego zespołu nastawione są finalnie na osiągnięcie wyznaczonego celu. I to właśnie komunikacja wpływa na jego realizację. Od niej zależy jakość, szybkość i rodzaj działań, podejmowanych w celu realizacji. Żaden, choćby najprostszy projekt, nie zostanie zrealizowany bez sprawnej komunikacji.

fot. dreamstime.com

Czym jest komunikacja?

Stwierdzenie, że komunikacja polega wyłącznie na przekazywaniu informacji jest założeniem błędnym. Już na początku wieku XX Roman Jakobson wskazał, że, poza przekazaniem informacji, do komunikacji potrzebne są także elementy dodatkowe jak kontekst, kontakt, a przede wszystkim, jak byśmy to dzisiaj nazwali, wywołanie interakcji. Komunikacja firmowa powinna, w równym stopniu, zakładać przekazywanie informacji, jak i informacje zwrotne od pracowników – powinna zakładań dialog. Dzięki temu osoby komunikujące (przełożenie) wiedzą, czy ich komunikaty został zrozumiany. Forma dialogowa pomaga także wykrywać wiele nieprawidłowości w funkcjonowaniu firmy. Wpływa także na pracowników, którzy czują się docenieni, a docenieni efektywniej pracują.

Komunikacja zakodowana w psychice

Komunikacja, bez względu na obszar aktywności (prywatny/zawodowy), nie służy wyłącznie wyrażaniu myśli, czy opinii. Komunikacja jest dla człowieka narzędziem, które pozwala mu zaspokoić swoje potrzeby. Zaspokaja potrzeby fizyczne (wpływa na zdrowie i kondycję psychiczną), potrzeby ego (dzięki komunikacji poznajemy siebie) oraz potrzeby społeczne (dzięki komunikacji ludzie wchodzą w interakcje społeczne, które wynikają z naturalnej potrzeby uczestniczenia w życiu jakiejś wspólnoty). Często środowisko firmowe staje się jedyną społecznością (poza podstawową przynależnością narodową), do której może należeć osoba. Odnosząc te zależności do życia firmy, dwustronna komunikacja (komunikat od zarządu/przełożonych – odpowiedź od pracowników) pozwala poczuć pracownikom więź z firmą oraz innymi pracownikami. Dzięki temu czują, że mają wpływ na jej funkcjonowanie. Jednocześnie budują poczucie swojej wartości, wiedzą, że są potrzebni oraz istotni, a ich zdanie jest brane pod uwagę. Tworzy się więc swoista więź, przywiązanie pracownika do swojego miejsca pracy. Pamiętajmy również, że firma nie jest abstrakcyjną jednostką, w której pracownicy wykonują zlecone zadania bez wkładu emocjonalnego. Firma jest miejscem, gdzie pracownik spędza znaczną część swojego czasu. Zawsze pojawiają się w niej wątki prywatne, a część pracowników nawiązuje między sobą bliższe relacje. Oczekuje więc, podobnie jak w życiu prywatnym, otwartości ze strony pracodawcy. Uczciwego traktowania, które polega właśnie na odpowiednim komunikowaniu, które nie tylko tłumaczy, ale także „słucha”.

Więcej na temat psychologicznych aspektów komunikacji firmowej przeczytacie w książce Zarządzanie kapitałem intelektualnym w organizacji inteligentnej pod red. Wiesława Harasima

Rafał Włodarski

Wszystkim osobom zainteresowanym tematyką firmowej komunikacji polecamy najnowsze wydanie naszego firmowego newslettera.

Główny temat poświęciliśmy propozycji jednej z naszych czytelniczek. Czy kody QR to już przeszłość? Okazuje się, że popularność fotokodów ostatnimi czasy znacznie zmalała. A przecież to doskonałe narzędzie marketingowe. Jednak błędy wielu kampanii reklamowych, towarzyszące początkom QR kodów, zniechęciły do nich odbiorców. Słabnąca popularność to także wynik rozpowszechniającej się technologii rozpoznawania obrazów. Czytajcie więcej w newsletterze.

Każdy z Was miał taki przypadek. Siedzisz nad klawiaturą i nie masz pomysłu o czym powinien być kolejny wpis na Facebooku, albo Twitterze. Mamy jednak rozwiązanie. Inspirację możesz zaczerpnąć z kalendarza. Tak, z kalendarza! Nie wierzysz? Sprawdź naszą propozycję dotyczącą komunikacji.

Jednym z największych wrogów prasy firmowej jest nuda. Aby ją zwalczyć, stosuj różnorakie leady. To one budują dynamizm i skłaniają czytelników do lektury artykułów. Sprawdź nasze przykłady konstruowania ciekawych leadów.

W dziale newsów znajdziecie badania dotyczące przyszłości rynku mobilnego oraz e-commerce. Czy wiecie, że coraz mniej osób korzysta z tabletów, a przyszłość e-commerce należy do działań w modelu cross-device? Sprawdźcie także najnowsze doniesienia z branżowego rynku wydawniczego.

Przed nami 8 lutego, czyli Światowy Dzień Bezpiecznego Internetu. Z tej okazji publikujemy kilka porad dotyczących zachowania bezpieczeństwa w sieci. Czy wiesz jak wpływać na pracowników, aby nie narazili firmy na utratę danych?

Jednym z największych zagrożeń dla firm jest utrata danych i tajemnic biznesowych – zarówno wyciek informacji wewnątrzfirmowych, np. dotyczących prowadzonych inwestycji, jak i danych osobowych naszych klientów. W pierwszej sytuacji narażeni jesteśmy na straty finansowe, w drugiej, grożą nam konsekwencje prawne oraz utrata zaufania klientów. Jak zabezpieczyć się przed atakami hakerskimi, które przybierają coraz bardziej wymyślne formy? Nie będziemy radzić Wam jakie wybrać systemy zabezpieczeń oraz jak szyfrować ruch w sieci bezprzewodowej. To zadanie dla Waszych informatyków. Wskażemy jednak obszary, w których zachowania pracowników mogą mieć duży wpływ na bezpieczeństwo informacji.

Nazbyt wylewni?

Każda osoba, która chciałaby zdobyć poufne informacje o działaniach Twojej firmy zacznie od zbadania profilów społecznościowych Twoich pracowników. Może to być dla niej dobrym źródłem wiedzy. Szczególnie, jeżeli pracownik jest zbyt wylewny na temat działań swojej firmy lub gdy oznaczył ją jako miejsce swojego zatrudnienia (na temat oznaczania miejsca pracy w mediach społecznościowych pisaliśmy w styczniowym Custom News: http://www.mediateqa.pl/newsletter/nr26/). Portale społecznościowe to także doskonałe miejsce dla takich działań jak phishing oraz pharming, które polegają na wyłudzaniu od pracowników poufnych informacji. Przestępcy podają się za fikcyjne osoby lub instytucje, aby uwiarygodnić przedstawianą przez siebie historię np. jako osoby zajmującej się naprawą uszkodzonej sieci internetowej w firmie, do czego niezbędne jest jej hasło logowania do firmowego komputera danej osoby. Jak temu zaradzić? Najważniejsze jest uświadamianie pracowników w kwestii odpowiedniego korzystania z sieci oraz sposobów zachowania poufności. Często stają się oni ofiarami wyłudzeń, gdyż nie są świadomi coraz wymyślniejszych sposobów działania hakerów.



fot. dreamstime.com



Polityka bezpieczeństwa

Tworząc wewnętrzną politykę bezpieczeństwa, poświęć miejsce na opisanie działań mających ochronić firmowe dane (poufność informacji, dostępność informacji, ich integralność oraz ewidencja dostępu). Możesz także stworzyć kodeks dobrych praktyk, w którym zawrzesz wszelkie informacje dotyczące odpowiedniego zachowania pracowników na zewnątrz. Pamiętaj także, aby ustalone zasady nie stanowiły jedynie zapisu. Jeżeli mają odnieść skutek, muszą być przestrzegane, a niestosowanie się do nich przez pracowników powinno być obostrzone konsekwencjami. Nierozważność jednej osoby może wpędzić w kłopoty całą firmę.

Kontroluj sieć

Do poufnych danych Twojej firmy najłatwiej dotrzeć poprzez firmową sieć. Aby uniknąć kłopotów, zastosuj kilka czynności, które w znacznej mierze utrudnią dostęp osobom niepożądanym:

• stosuj, i wymagaj tego od pracowników, silne (złożone z kilkunastu liter różnej wielkości i cyfr) hasła zabezpieczające na urządzeniach firmowych (laptopy, komputery, tablety, smartfony, Wi-Fi), ustal inne hasła na każde urządzenia lub zastosuj odrębne loginy i hasła dla każdego pracownika; według badań SplashData najczęściej stosowanymi hasłami są: password, 123456, 12345678, abc123, które nie stanowią żadnego zabezpieczenia, gdyż to one są sprawdzane w pierwszej kolejności przez hakerów,
• wprowadzaj zabezpieczenia sieci (np. Check Point 620 Appliance),
• stosuj blokady niepożądanych portali oraz stron internetowych na firmowym sprzęcie (szczególnie tych, które działają na zasadzie Peer-to-Peer, są to główne źródła wirusów i niepożądanych oprogramowań szpiegujących), zwróć uwagę, aby serwery publiczne nie miały dostępu do sieci wewnątrzfirmowej,
• stosuj programy antywirusowe oraz chroniące przed spamem i phishingiem,
• segmentuj sieć w taki sposób, aby goście korzystający z sieci Wi-Fi nie mieli dostępu do sieci wewnętrznej,
• określ poziom dostępu pracowników (tylko Ty i wybrane osoby mogą mieć dostęp jako administrator, pracownicy powinni korzystać z sieci jako użytkownicy),
• jeżeli stosujesz chmury, sprawdź poziom ich zabezpieczeń, który oferuje operator; szyfruj poufne informacje,
• przede wszystkim edukuj pracowników, uświadamiaj ich jak ważne jest zachowanie poufności, prowadź regularne szkolenia dotyczące zagrożeń w sieci, niech pracownicy nie traktują tego jak kolejnego (zbędnego) wymogu.

(RW)

Za oknem jesień, a w sieci nowy numer newslettera o mediach firmowych. Październikowe wydanie to idealna lektura dla wszystkich, którzy lubią czytać.

W 11. wydaniu naszego newslettera postawiliśmy na kontent, wszak Content Marketingiem się zajmujemy. I tak oto powstał tradycyjny poradnik, tym razem poświęcony relacjom firma – agencja. Przyjazna atmosfera, wzajemne inspirowanie się, efektywność i efektowność – jak to wszystko osiągnąć? Dlaczego, decydując się na realizację firmowych wydawnictw, warto sięgnąć po pomoc agencji? Agencji , dodajmy, która z tej współpracy również będzie czerpała naukę. W „Custom News” wyjaśniamy, czym jest błąd przypadkowego wyboru, dlaczego szczerość na linii agencja – firma jest bolesna, ale opłacalna, oraz rozstrzygamy, czy wewnętrzne publikacje to faktycznie twardszy orzech do zgryzienia. Słowem:  (p)o(d)powiadamy, jak rodzi się przyjaźń.

CUSTOM NEWS NR 11 - przejrzyj!

Pozostałe tematy to też typowo czytelnicze propozycje. Pierwsza – dla wszystkich, którzy w obliczu października zaczynają powoli myśleć o kolejnym wydaniu raportu rocznego. W końcu już czas, by zastanowić się, w jakiej formie pokazać tegoroczne zestawienie finansowe, jak ciekawie zaprezentować ważne, acz trudne do „sprzedania” dane. My wiemy, że możliwości jest wiele, dlatego wyjaśniamy, kto i po co może sięgnąć, by za kilka miesięcy z dumą wziąć do ręki atrakcyjny raport roczny, który połączy w jedno formę i treść.

Kto już poczyta o raportach rocznych, może przeskoczyć na stronę poświęconą udowadnianiu, że komunikacja to dziedzina w firmowej strukturze organizacyjnej idąca w parze z HR-em. On – blisko ludzi, agregator wszystkich informacji o firmowych zasobach ludzkich. Ona – funkcjonuje w oparciu o te zasoby, to one są jej podstawą. Do tego zna narzędzia, za pomocą których można skutecznie kolportować informacje. Wszystko wskazuje na to, że HR i komunikacja to duet na dobre i złe. Uwierzą wszyscy, którzy sięgną po „CN”.

Wiśnią na październikowym torcie jest standardowy news page. Jak co miesiąc dokonujemy małej rewizji branży i łowimy z niej smaczki. Tym razem częstujemy Was porcją storytellingu (Firmy muszą opowiadać historię!), garścią facebookowej analizy zawartości treści (Pokaż mi swój post, a powiem ci, kim jesteś!) oraz szczyptą dziecięcych, komunikacyjnych ciągot (Wyrasta pokolenie cyberdzieci!).

Jesienny wieczór, relaks po pracy, kubek herbaty z goździkami i pomarańczą, a do tego październikowy „CN”? Tak, też sądzimy, że to propozycja, którą trudno odrzucić :) Zatem… Przyjemnej lektury! 

AG