Kilka tygodni temu w tekście o rejestracji magazynów firmowych napisaliśmy: „Komunikacja z pracownikami za pomocą firmowych biuletynów traktowana jest jako druki wewnętrzne i tu konieczności rejestracji nie ma”.
Pod tekstem jeden z naszych czytelników zapytał: Jaka jest podstawa prawna odstąpienia od rejestracji w przypadku wydawania czasopisma jedynie dla pracowników? Odpowiadamy: takiej podstawy, jasno sprecyzowanej, nie ma. Użyte przez nas stwierdzenie było zbyt dużym uproszczeniem. Dlatego postaramy się dziś rozłożyć temat rejestracji pism firmowych na czynniki pierwsze.
Na początek kilka uwag ogólnych, wprowadzających do tematu. Pierwsza i najważniejsza uwaga – polskie prawo prasowe, które reguluje rejestrację pism, powstało jeszcze w czasach PRL. Było od tamtego czasu co prawda kilka razy zmieniane, ale zmiany te zupełnie nie nadążają za przeobrażeniami rynku prasowego. Drugą ważną uwagą jest określenie systemu za pośrednictwem którego przyznaje się zgody na wydawanie magazynów. To system rejestrowy (w przypadku radia i tv – koncesyjny). Oznacza to, że jeżeli nie mamy zamiaru łamać prawa i skopiować czyjegoś tytułu, to fakt rejestracji jest tylko administracyjnym zatwierdzeniem.
A teraz do konkretów. Trzymając się ściśle litery prawa prasowego większość pism wewnętrznych adresowanych do pracowników podlega rejestracji. Magazyny wewnętrzne spełniają kryteria, o których mówi ustawa:

- publikacje periodyczne, które nie tworzą zamkniętej, jednorodnej całości,
- ukazujące się nie rzadziej niż raz do roku,
- ze stałym tytułem bądź nazwą,
- oznaczone numerem bieżącym i datą.

Tyle mówi nam litera prawa. Jednak warto w tym miejscu zastanowić się, jak powstawały i rozwijały się pisma firmowe. Na początku w większości przypadków były to kilkustronicowe, nieregularne poradniki wydawane dla pracowników. Bardziej przypominające dokumenty firmowe niż profesjonalne magazyny. W wielu firmach nie postrzegano ich jako prasy, ale jako wewnętrzne publikacje, które powstają jedynie na potrzeby pracowników. Z czasem tytuły te stawały się coraz bardziej profesjonalne, zyskiwały kształt magazynów, zaczęły ukazywać się regularnie. Jednak mimo to wiele firm cały czas traktuje je jako wewnętrzne publikacje i nie interesuje się ich rejestracją, nie widzi potrzeby, by chronić chociażby nazwę. Dla przykładu: jeżeli „Wiadomości firmowe” wydawane są w firmie X, to nie ma ona żadnego interesu, by chronić ten tytuł jako zastrzeżony dla siebie. I to, czy firma Y wydaje swoje pismo dla pracowników pod takim samym tytułem, nie ma dla firmy X większego znaczenia. Tym bardziej, że w większości przypadków w tytule gazety pojawia się dopisek z nazwą firmy.
Jest tutaj jeszcze jeden aspekt. Rejestracja pisma nakłada na nas obowiązek przekazywania obowiązkowych egzemplarzy do bibliotek. A wiele firm, ze względu na treści zawarte w ich magazynach, nie chce, by ich pismo było dostępne dla wszystkich. Warto w tym momencie zacytować jeszcze wyrok Trybunału Konstytucyjnego z grudnia ubiegłego roku: „Karanie grzywną lub ograniczeniem wolności za brak rejestracji czasopism drukowanych jest niekonstytucyjne, bo sankcja karna jest za surowa. Prawo prasowe z 1984 r. nie jest dostosowane do współczesności” (więcej o sprawie w portalu wirtualnemedia.pl).
Dlatego przyjmujemy logikę firm, które uważają wewnętrzne biuletyny za druki wyłącznie firmowe. W wielu aspektach są one oczywiście prasą, ale nie zawsze spełniają jej cele. Warto jednak zaznaczyć, że niezależnie od tego, czy tytuł jest zarejestrowany, czy nie, tworząc go musimy dbać o przestrzeganie innych praw, a więc prawa autorskiego i prawa cywilnego.

Gdy opieramy komunikację z pracownikami na magazynach firmowych, róbmy to regularnie.

Brak regularności przy wydawaniu magazynów firmowych zniweczy nasz wysiłek wkładany w ich przygotowywanie. Nasi czytelnicy muszą wiedzieć, kiedy spodziewać się nowego wydania i zgodnie z tym terminem – otrzymać pismo. Niekonsekwencja w wydawaniu prasy firmowej sprawia, że informacje nie przepływają prawidłowo, a to zabija naszą wewnętrzną komunikację. Dlatego warto ustalić dla naszego pracowniczego magazynu efektywną, a jednocześnie realną formulę wydawniczą.

Najprostszą formą wydaje się miesięcznik, jednak wymaga on dużego nakładu pracy i sporej ilości materiałów. Praca nad miesięcznikiem się nie kończy i gdy pracownicy czytają jedno wydanie, redakcja intensywnie pracuje już nad kolejnym. Taka formuła wydawnicza pozwala nam robić magazyn w miarę aktualny i nie zmusza do tego, aby nadmiernie go rozbudowywać.

Interesującą formułą wydawniczą dla pisma firmowego jest dwumiesięcznik. Zachowujemy w tym przypadku część walorów miesięcznika, a jednocześnie mamy czas i miejsce, by spojrzeć na pewne sprawy szerzej, z dystansu. Dobrze „wycelowane” miesiące publikacji pozwalają tak dopasować się do rytmu firmy, by pismo relacjonowało i uczestniczyło we wszystkich najważniejszych wydarzeniach, a jednocześnie nie ukazywało się w czasie urlopów.

Firmy często decydują się również na kwartalniki. Powinniśmy pamiętać, by w magazynach, które ukazują się raz na trzy miesiące, nie przesadzać z objętością. Gdy w jednym kwartale mamy zbyt dużo materiałów, pomyślmy, w jaki inny sposób można dostarczyć pracownikom część tych informacji. Możemy wykorzystać do tego chociażby newsletter czy tradycyjne tablice ogłoszeń. Nie starajmy się napisać raz na kwartał o wszystkim. Spotykałem pisma firmowe, które miały ponad 100 stron. Dla części czytelników już sama objętość jest w takim przypadku odstraszająca.

Pisma wydawane w cyklu rzadszym niż kwartalnik, nie spełniają kryterium regularności. Nie powinniśmy więc decydować się na taką formułę wydawniczą przy magazynach firmowych.

Piękna i atrakcyjna... … szata graficzna naszego pisma. Gdy powstaje – jest piękna, czujemy motyle w brzuchu. Z czasem widzimy wokół inne magazyny, które właśnie zadebiutowały. I zaczynamy porównywać je do naszego wydawnictwa. Dostrzegamy, że coś jest nie tak. Narasta w nas chęć zmian. Tę chęć zmian wzmaga dodatkowo przekaz, który towarzyszy debiutującym pismom. Czytamy o zmianach w różnych magazynach, każdy nowy layout jego autorzy określają kilkoma słowami-kluczami: dynamicznie, przejrzyście, nowocześnie. W ostatnim czasie często pojawia się także słowo-wytrych: internetowo. I gdy w głowie grają nam już te wszystkie rady, zaczynamy kombinować, czy aby nie zostaliśmy z naszym firmowym magazynem w tyle. I też chcemy zmian. Dlatego dziś trochę o powstrzymywaniu tej chęci do zmian. Oczywiście nie ma konkretnej daty, precyzyjnie określonego czasu, kiedy powinniśmy wypielęgnować w sobie pomysł na zmianę. Najważniejsze, by nie ulegać chwilowym impulsom, szczególnie tym zewnętrznym w stylu: „Bo wszyscy tak robią”. To, co dobre dla nich, nie musi być korzystnym rozwiązaniem dla nas. Niech nasza chęć na zmiany nie wynika tylko z koncepcji: „Bo będzie ładniej”. A czy przy okazji będzie też praktycznie? Czy zachowamy to, co najważniejsze w naszym magazynie? Czy zostanie już tylko „ładniej”? Nie ścigajmy się z Internetem ani go nie kopiujmy, szczególnie te redakcje, które cały czas wydają tylko w papierze, mają jakąś słabość do działania wzorem sieci. Warto przywiesić sobie nad biurkiem kartkę z napisem: „Robimy w papierze”. Od ponad 350 lat w Polsce ukazują się gazety. Ludzie czytali je, gdy nie istniał wirtualny świat. I będą nadal czytać, także spokojnie z tymi mariażami. No i najważniejsze – czas. Dajmy szansę czytelnikom. Nie wywracajmy co chwilę naszych makiet do góry nogami. W prasie firmowej, niestety, często dzieje się to co roku, a to z uwagi na tak ogłaszane konkursy pism z tego segmentu. Gdy mamy do czynienia z kwartalnikiem, to tylko cztery wydania, wiec zanim wszystko zacznie nam dobrze działać, nim czytelnik zdąży się do czegokolwiek przyzwyczaić, my już mu „ciach!” i po nowemu. Proszę, nie róbmy tak. A może jeszcze ważniejsze – zmiana layoutu musi wynikać ze zmiany całej koncepcji pisma, musimy całość przemyśleć na nowo. Gdy mamy nowe pomysły redakcyjne, inne zapotrzebowanie odbiorców – to śmiało. Ale w uzgodnieniu z redakcją, a nawet w konsultacji z autorami. Posadzenie grafika przed komputerem nie daje nam szansy na nową gazetę. To tylko stary produkt w niepasującym przeważnie opakowaniu. A teraz spójrzcie na swoje i gazety i znów poczujcie motyle w brzuchu...