Współpraca z agencją? To dobry pomysł! Dzięki temu łatwiej osiągniesz komunikacyjny sukces. Pamiętaj jednak, aby już na początku obrać odpowiedni kurs.

Współpraca firmy z agencją pozwala stworzyć wartościowe i angażujące klientów treści, które agencja pomoże opakować w odpowiednią formę – newsletter, mailing, magazyn firmowy, folder, blog czy fanpage. Dobra współpraca powinna jednak opierać się na jasnych zasadach i zrównoważonych obowiązkach. Bazując na naszych doświadczeniach radzimy, jak powinny postępować firmy dobierając agencję do współpracy.

Zaangażuj agencję w proces koncepcyjny

Warto rozważyć zaangażowanie agencji już w procesie planowania wydawnictwa lub działań komunikacyjnych. Agencja nie musi być jedynie wykonawcą naszego planu. To ona ma większe doświadczenie i może podpowiedzieć dobre i ciekawe rozwiązania. Poza tym łatwiej będzie jej realizować projekt, który dobrze poznała uczestnicząc w jego przygotowaniu.

Analizuj propozycje

Z agencjami bywa jak z autokomisami – handlarz przedstawia nam śliczne auto bez jakiejkolwiek usterki. Wszystko z nim gra, dopóki nie odbędziemy pierwszej przejażdżki. Agencje dokonując swojej prezentacji chcą przedstawić się z jak najlepszej strony. Często na spotkaniach prezentują one wspaniałe layouty magazynów i newsletterów. To jednak najczęściej przygotowane specjalnie na cele prezentacji projekty, które przedstawiane są każdej firmie. Dowiedzmy się lepiej co firma może nam zaoferować. Nie oczekujmy jednak, że na pierwszym spotkaniu zostanie zaprezentowany gotowy materiał. Każdy projekt wymaga poznania specyfiki funkcjonowania firmy i naszych oczekiwań, do których agencja przygotuje próbne kreacje. To jednak wymaga czasu, dlatego nie podejmujmy decyzji po jednym spotkaniu prezentacyjnym.

fot. pixabay.com/pl

Wyznacz zasady

Nie oczekuj, że agencja będzie spełniała Twoje oczekiwania przez cały czas z zadatkiem. Świat komunikacji zmienia się jak w kalejdoskopie i nie jest wolny od pomyłek oraz wpadek. Warto więc na pierwszym spotkaniu zapytać nie tylko o największe sukcesy, ale także porażki i nieudane projekty (co to było?, jak sobie z tym poradzili?, jakie były tego konsekwencje?, czy popełnili ten błąd ponownie?). Postaraj się także już na wstępie ustalić zasady współpracy, dotyczące najmniejszych szczegółów jak np. terminy oddawania materiałów do akceptacji, korekty, godziny pracy, czy formy raportowania. Dobrym zwyczajem jest także zaprezentowanie przez obie strony specyfiki swojego funkcjonowania (godziny i dni pracy, elastyczność w razie niespodziewanych wypadków itd.). Dzięki temu obie strony unikną niepotrzebnych nieporozumień. Warto także ustalić schemat działań w razie nieoczekiwanych wydarzeń na tyle, ile jest to możliwe.

Współpracuj

Częstym błędem firm, korzystających z usług agencji, jest trzymanie ich z dala od spraw wewnętrznych. Wtedy współpraca wygląda tak, że firma przesyła komunikaty do agencji, która ogranicza się wyłącznie do zredagowania tekstów i złożenia wydawnictwa. Custom publishing i praca w agencji nie różni się wiele od pracy dziennikarskiej. Pozwólmy więc agencji działać samodzielnie, towarzyszyć nam w firmowych imprezach, prowadzić wywiady z naszymi specjalistami i wspierać nas w prowadzeniu komunikacji. Dzięki temu stworzymy naprawdę ciekawe treści, które pozwolą nam angażować pracowników i klientów.

Więcej informacji na temat budowania owocnych relacji z agencją znajdziecie w naszym magazynie „PismoteQa”:

– http://www.pismoteqa.pl/online/1/#/10-11/

Jeżeli inwestujemy w wydawanie pisma, nie możemy oszczędzać na zdjęciach. Firmowy magazyn powinien mieć swojego fotografa.

 

Wracamy do tematu, który już rozpoczęliśmy na naszym blogu. W pierwszej części zdiagnozowaliśmy główne problemy, jakie trapią firmowe magazyny pod kątem fotografii. Dziś postaramy się znaleźć recepty na te kłopoty.

 

Najważniejszą sprawą jest posiadane fotografa w firmowej redakcji. Nie musi to być osoba na etacie. Możemy wynająć fotoreportera, który będzie obsługiwał firmowe spotkania i zebrania. Wykona nam fotografie autorów lub pracowników do sondy. Dzięki temu będziemy mogli budować bazę dobrych zdjęć, które wykorzystamy wielokrotnie, nie tylko w firmowym magazynie. Dobrze zorganizowana praca fotografa pozwala te sprawy załatwić podczas dwóch, trzech wizyt przy jednym wydaniu magazynu. Oczywiście w zależności od ilości eventów do obsługi. Współpraca z fotografem wiąże się z kosztami. Musimy jednak pamiętać, że inwestując w pismo nie możemy oszczędzać na fotografii. Jest ona podstawowym składnikiem dobrej gazety. Można podjąć współpracę na przykład z fotoreporterem lokalnej gazety. Nie będą to wtedy stawki, które zrujnują nasz komunikacyjny budżet. Usługi foto oferują także agencje, które wspierają firmy w wydawnictwach custom publishing. Zdarza się, że wśród pracowników są pasjonaci fotografii, którzy nie tylko mają odpowiedni sprzęt, ale także spore umiejętności. Jest to także rozwiązanie naszych fotograficznych problemów, ale pod jednym warunkiem. Musimy taką współpracę dobrze unormować w firmie. Zdecydować, czy pracownik będzie wykonywał to odpłatnie, czy też nie. Należy ustalić jego dyspozycyjność, aby nie kolidowało to z jego innymi obowiązkami.

fot.dreamstime.com

Wśród problemów wskazywaliśmy także zły dobór fotografii i zbyt częste korzystanie z banków zdjęć. Jest to wygodne i może sprawdzić się przy wielu tematach, ale nie wypada zastępować takimi zdjęciami fotografii, które odnoszą się bezpośrednio do naszej działalności i firmy. „Stoki” mogą nam jednak pomóc przy tematach luźniejszych, „okołopracowych” np. w dziale life-style. Dzięki nim możemy dobrze zilustrować tematy niskim kosztem.

 

Pamiętajmy także, by nie przesadzać z ilością zdjęć. Szczególnie przy relacjach. Nie warto na jednej stronie dawać 10 małych fotografii. Lepiej wybrać dwie, ale dobre i pokazać je w odpowiednim rozmiarze. W prasie firmowej bardzo ważne jest pokazywanie pracowników. Zdecydujmy się wtedy na publikację fotoreportażu z prawdziwego zdarzenia i oddajmy na to odpowiednią ilość miejsca. Publikacja miniaturek, na których i tak mało widać, nie ma sensu,

 

Kadrowanie i praca nad zdjęciem do druku wymaga odpowiedniej wiedzy. Dlatego, gdy współpracujemy z agencją wydawniczą to ona powinna zadbać o odpowiedni poziom naszego magazynu również pod tym względem. I na koniec jedna uwaga. Nie przesadzajmy z foto edycją. Pracownicy się znają i gdy zdjęcia osób poddawane są zbytnim poprawkom, możemy „poprawione” osoby skazać na śmieszność wśród kolegów. Poza tym poprawione i nienaturalne obrazki to niewiarygodne pismo.

 

(MJ)

 

 

 

 

 

 

 

Zdjęcia to podstawa prasy. Także tej firmowej. Jednak często jakość publikowanych tam zdjęć jest daleka od ideału. A często jest problem w ogóle z publikacją zdjęcia.

Zdjęcia są ważnym elementem prasy, magazynów. Dzięki nim po pierwsze możemy opowiadać nie tylko słowem, ale i obrazem. Bo zdjęcie samo w sobie już jest informacją. Po za tym dzięki zdjęciom magazyny są po prostu ładniejsze i bardziej dostępne dla czytelnika. Fotografie dynamizują nam kolejne strony. Są także integralną częścią tekstów, bądź pełnią samodzielną rolę pokazującą temat, wydarzenie lub zjawisko. Jednak często w firmowych pismach mamy ze zdjęciami problemy. Jakie? Postaramy się je uporządkować na podstawie doświadczeń MediateQi przy tworzeniu  i doradzaniu przy wielu pismach firmowych.

 

 

fot.dreamstime.com

1. Brak zdjęcia

Często z różnych wydarzeń w firmie nie mamy zdjęcia. Ktoś zapomniał lub wydarzenie nie miało wielkiej wagi, osoby odpowiedzialnej za foto do firmowego pisma nie było na miejscu.

2. Zdjęcie złej jakości

Jeżeli było tak jak w przypadku opisanym powyżej, często staramy się zdobyć jakieś zdjęcie od osób, które były na miejscu. Dziś, gdy praktycznie każdy w kieszeni nosi smartfona, robimy bardzo dużą ilość zdjęć z miejsc, w których byliśmy. Jednak nawet jeżeli takie zdjęcie uda się nam zdobyć, to jest ono źle zrobione pod względem kadru (np. widać plecy wręczających odznaczenia) lub słabe technicznie (poruszone) lub słabej rozdzielczości (nie nadaje się do druku).

3. Źle dobrane zdjęcia

Gdy nie mamy zdjęcia do jakiegoś tematu, często widać jak redakcja próbowała się ratować. I by nie zostawić strony tylko z tekstem, próbowała coś podebrać. Dla przykładu, gdy piszemy o konkursie BHP, to przecież zawsze można podebrać z banków zdjęć jakieś foto nawiązujące do bezpiecznej pracy. Jednak takie zdjęcie nie pasuje, jeżeli w tekście mamy o przebiegu konkursu, wręczaniu nagród.

4. Słaba praca nad zdjęciem

Jeżeli nawet mamy zdjęcie, to często przez błędy popełnione przy fotoedycji lub jej brak, ukazują się zdjęcia za ciemne lub za jasne. Prześwietlone lub źle nasycone kolorami. Są także zdjęcia, gdzie widać zbyt dużą ingerencję Photoshopa i przez to zdjęcie wygląda nienaturalnie.
 

5. Zły układ zdjęć

Zamiast jednego dużego konkretnego zdjęcia do małego tematu, publikowanych jest kilka, ale malutkich, z których i tak nic nie wynika, ani za bardzo nic na nich nie widać. Kolejny błąd to brak hierarchii przy publikacji kilku fotografii i publikacja kilkunastu  zdjęć tej samej wielkości.

 

Zdiagnozowaliśmy dziś największe problemy, jakie pojawiają się w firmowych mediach. W przyszłym tygodniu na blogu poszukamy recepty na te problemy.

(MJ)

 

 

Jeżeli namawiamy pracowników do pisania, to możemy spotkać się też z sytuacją, w której niektórzy wezmą to zbyt dosłownie. I zaczną zasypywać nas swoimi tekstami, wierszami. I nie zawsze będą one najwyższej jakości. Co wtedy robić?

 

Tak naprawdę nie ma jednej odpowiedzi na to pytanie. A z sytuacją musimy sobie poradzić. Bo po pierwsze taka osoba, gdy już wyśle nam materiał, przeważnie przechodzi do działania. Czyli dzwoni, pisze. Czy dotarł? Czy się nam podoba? Kiedy się ukaże? I czy pamiętamy, że sami zachęcaliśmy do pisania i wysyłania materiałów. Gdy ją brutalnie spławimy, to mamy już w firmie wroga firmowego pisma. Z drugiej strony ile można wydrukować fraszek jednej osoby? Co zrobić z tekstami, które nie pasują nam kompletnie do magazynu? Jednak jeżeli przyjęliśmy, że naprawdę robimy nie tylko pismo dla pracowników, ale pismo pracowników firmy XYZ, to musimy sprawę spróbować rozwiązać inaczej. Na pewno nie powinniśmy unikać kontaktu z autorem i go zbywać. Przeważnie to się nie sprawdza i wcale nie powoduje, że przestaje pisać swoje materiały.

 

 

fot.dreamstime.com

 

 

Możemy spróbować zaproponować wykorzystanie fragmentu materiału, jeżeli mamy pomysł na jego zagospodarowanie. Warto byśmy z autorem rozmawiali i delikatnie przekazywali sugestie. A jeżeli przesłany materiał zupełnie nie pasuje nam do magazynu (choć to kwestia wyobraźni i zawsze coś wymyślimy), to zaproponujmy inne pojawienie się osoby w magazynie. Być może sonda lub inna prosta formuła, która pozwala zaprezentować pracownika. Na pewno musimy wykazać się dużą dozą dyplomacji. Warto także pamiętać jeszcze o jednej kwestii. Jeżeli nawet materiał nie zawsze jest do końca dobry, jeżeli nie drukowaliśmy do tej pory wierszy, to może warto to zmienić. Pisma dla pracowników, jeżeli mają słabsze materiały, ale autorskie, mają większą wartość niż wychuchane materiały przygotowane przez redakcję lub agencję. I warto o tym pamiętać w takich sytuacjach.

(MJ)

 

Magazyn dla pracowników ma do nich należeć, być pełen życia. Dlatego nie zapominajmy o dzieciach pracowników. Dla nich też powinno znaleźć się miejsce na firmowych łamach.

Firmowe łamy powinny być przyjazne i otwarte. Oprócz zagadnień związanych z pracą, powinno znaleźć się w nich miejsce na tematy i prezentacje bliskie pracownikom. Poza opisami ich pasji oraz relacji ze spotkań czy firmowych eventów, warto pomyśleć, by pokazywać w piśmie dzieci pracowników.

Sposobów na to mamy do wyboru wiele, wszystko zależy od naszej kreatywności. Gwarantujemy jednak, że niezależenie od wybranej drogi, mina dumnego rodzica, który będzie przechowywał magazyn z publikacją swojego dziecka na honorowym miejscu, jest bezcenna. Dlatego prezentujemy kilka sposobów wprowadzenia milusińskich na firmowe łamy. Część z nich może wydać się już znana, ale cały czas jest niezmiernie skuteczna – daje radość nie tylko rodzicom, ale również innym pracownikom. Bo poznając rodziny kolegów z pracy, bliżej poznajemy ich samych.

fot.dreamstime.com

 

Jak zatem wykorzystać nasz magazyn w kontekście dzieci?

•  Powitania – na łamach, w regularnych cyklach publikowane są nowonarodzone dzieci pracowników z opisem dumnego mamy lub taty. Czytanie takich opisów (przeważnie są niezwykle kreatywne) to wspaniała zabawa dla wszystkich pracowników.
• Powitania z horoskopem – możemy przy zdjęciach noworodków drukować także horoskopy „na wesoło”, w których przewidywana jest przyszłość małych pociech naszych pracowników.
•  Konkursy – tutaj nasza kreatywność jest nieograniczona. Organizujmy konkursy plastyczne, foto, a później publikujmy zdjęcia dzieci i skany prac najmłodszych.    Rocznice – nasza firma obchodzi rocznicę, może jubileusz jakiegoś ważnego projektu? Może to 5, a może 9 lat? Poszukajmy wśród pracowników tych, którzy mają dzieci w podobnym wieku. Zaprezentujmy dzieciaki przy okazji firmowej rocznicy, pokażmy ich plany na dalszą przyszłość. Przecież i oni, i nasza firma będą się nadal rozwijać.

To tylko kilka z możliwych przykładów obecności dzieci na łamach firmowego pisma. Warto to robić i szukać rożnych form. Dzięki dzieciom w magazynie mogą zagościć pracownicy, którzy do tej pory nie chcieli brać udziału w sondach i podobnych publikacjach. Będzie to dobry krok, by i oni zaangażowali się w redakcyjną przygodę. Łatwiej przecież rozmawiać z dumnym i zadowolonym rodzicem.

MJ