W nowym numerze naszego firmowego newslettera, który ukaże się w ciągu najbliższych dni, piszę o zapomnianych formach komunikacji wewnątrz firmowej. Wiele firm zapomniało bowiem, że najważniejszą formą komunikowania jest kontakt bezpośredni. Czemu? Spójrzmy na kwestie komunikacji wewnętrznej od strony psychologii.

Czym jest firma? – to pytanie musi zadać sobie każda osoba, która chce prowadzić w firmie skuteczną komunikację. Wiele osób bagatelizuje jej rolę i nie stosuje w firmie żadnych narzędzi komunikacji. Inne firmy, chcąc podążać za rozwojem technologicznym, skupiają się wyłącznie na narzędziach elektronicznych i mobilnych (newslettery, mailing, portale społecznościowe). Są to bardzo skuteczne narzędzia, jednak powróćmy do pytania postawionego na początku.

Komunikacja drogą do celu

Firma, mówiąc najprościej, to zespół ludzi nastawiony na realizację określonych celów. Zespół ten może działać na zasadzie hierarchiczności lub równorzędności, wciąż jednak działania całego zespołu nastawione są finalnie na osiągnięcie wyznaczonego celu. I to właśnie komunikacja wpływa na jego realizację. Od niej zależy jakość, szybkość i rodzaj działań, podejmowanych w celu realizacji. Żaden, choćby najprostszy projekt, nie zostanie zrealizowany bez sprawnej komunikacji.

fot. dreamstime.com

Czym jest komunikacja?

Stwierdzenie, że komunikacja polega wyłącznie na przekazywaniu informacji jest założeniem błędnym. Już na początku wieku XX Roman Jakobson wskazał, że, poza przekazaniem informacji, do komunikacji potrzebne są także elementy dodatkowe jak kontekst, kontakt, a przede wszystkim, jak byśmy to dzisiaj nazwali, wywołanie interakcji. Komunikacja firmowa powinna, w równym stopniu, zakładać przekazywanie informacji, jak i informacje zwrotne od pracowników – powinna zakładań dialog. Dzięki temu osoby komunikujące (przełożenie) wiedzą, czy ich komunikaty został zrozumiany. Forma dialogowa pomaga także wykrywać wiele nieprawidłowości w funkcjonowaniu firmy. Wpływa także na pracowników, którzy czują się docenieni, a docenieni efektywniej pracują.

Komunikacja zakodowana w psychice

Komunikacja, bez względu na obszar aktywności (prywatny/zawodowy), nie służy wyłącznie wyrażaniu myśli, czy opinii. Komunikacja jest dla człowieka narzędziem, które pozwala mu zaspokoić swoje potrzeby. Zaspokaja potrzeby fizyczne (wpływa na zdrowie i kondycję psychiczną), potrzeby ego (dzięki komunikacji poznajemy siebie) oraz potrzeby społeczne (dzięki komunikacji ludzie wchodzą w interakcje społeczne, które wynikają z naturalnej potrzeby uczestniczenia w życiu jakiejś wspólnoty). Często środowisko firmowe staje się jedyną społecznością (poza podstawową przynależnością narodową), do której może należeć osoba. Odnosząc te zależności do życia firmy, dwustronna komunikacja (komunikat od zarządu/przełożonych – odpowiedź od pracowników) pozwala poczuć pracownikom więź z firmą oraz innymi pracownikami. Dzięki temu czują, że mają wpływ na jej funkcjonowanie. Jednocześnie budują poczucie swojej wartości, wiedzą, że są potrzebni oraz istotni, a ich zdanie jest brane pod uwagę. Tworzy się więc swoista więź, przywiązanie pracownika do swojego miejsca pracy. Pamiętajmy również, że firma nie jest abstrakcyjną jednostką, w której pracownicy wykonują zlecone zadania bez wkładu emocjonalnego. Firma jest miejscem, gdzie pracownik spędza znaczną część swojego czasu. Zawsze pojawiają się w niej wątki prywatne, a część pracowników nawiązuje między sobą bliższe relacje. Oczekuje więc, podobnie jak w życiu prywatnym, otwartości ze strony pracodawcy. Uczciwego traktowania, które polega właśnie na odpowiednim komunikowaniu, które nie tylko tłumaczy, ale także „słucha”.

Więcej na temat psychologicznych aspektów komunikacji firmowej przeczytacie w książce Zarządzanie kapitałem intelektualnym w organizacji inteligentnej pod red. Wiesława Harasima

Rafał Włodarski

W najnowszym newsletterze prezentujemy porady dla wszystkich zainteresowanych tematyką firmowej komunikacji. Główny temat poświęciliśmy gender marketingowi.

 

Czy zastanawialiście się kiedyś nad zjawiskiem segmentowania rynku ze względu na płeć? Okazuje się, że dostosowanie strategii marketingowej do potrzeb mężczyzn lub kobiet jest powszechne. Nic w tym dziwnego, gdyż proces decyzyjny oraz percepcja u kobiet i mężczyzn różnią się. Jednak prawdziwy gender marketing często jest upraszczany przez marketingowców, którzy tworzą przekazy bazując na stereotypowych modelach zachowań płci. W ten sposób statystycznie zmniejszają grono potencjalnych klientów o połowę. A co wy sądzicie na temat gender w marketingu?

W najnowszym Custom News przeczytacie także o nowej polityce Google. Firma coraz mocniej promuje działalność w sferze mobilnej. Od kwietnia zmieni się algorytm najpopularniejszej wyszukiwarki świata. Wyżej wyświetlane będą strony, które przystosowane są do wyświetlania na urządzeniach mobilnych. Wskazujemy strony internetowe, na których można przeanalizować mobilność firmowych witryn. Sprawdźcie sami.

W naszym nowym dziale prezentujemy przegląd najważniejszych i najciekawszych publikacji w dziedzinie marketingu i komunikacji. Wśród nich najnowsza książka Sergiusza Syprzaka – gratka dla wszystkich osób, które zajmują się komunikacją.

Wiele osób sądzi, że prowadzenie bloga eksperckiego możliwe jest jedynie dla dużych firm. To nie prawda. Blog ekspercki jest narzędziem, które z powodzeniem może być wykorzystywane także przez małe i średnie firmy.

Czym jest blog ekspercki?

Blog ekspercki jest firmowym blogiem, na którym zamieszczane są treści z branży, w której działa Twoja firma. Nie są to jednak reklamy Twoich produktów i usług. Wręcz przeciwnie. Na blogu eksperckim powinno być ich jak najmniej. To miejsce, w którym Ty, i twoi pracownicy, wypowiadacie się na tematy związane z prowadzonym biznesem. Prezentujecie siebie jako ekspertów w danej dziedzinie. Jak to zrobić? Pokazując nowości w danym sektorze rynku wraz z komentarzem, albo objaśnieniem np. firma z branży IT, objaśniająca funkcjonowanie nowych algorytmów w wyszukiwarkach internetowych. Bardzo ważne są porady. To ich najczęściej poszukują internauci np. firma budowlana, która radzi jak dobrać moc kotła grzewczego do różnych rodzajów domów. Treści muszą stać na wysokim poziomie merytorycznym. Muszą też być przydatne konsumentom. Publikując takie teksty, budujesz wizerunek fachowcy, specjalisty w danej dziedzinie, który doskonale zna się na swojej pracy. Część tekstów może poruszać kwestie, które tylko częściowo dotyczą Twojego biznesu. W ten sposób zaciekawisz klientów i pokażesz, że jesteś doskonale zorientowany w rynkowej sytuacji. Możesz także odwoływać się do tekstów innych osób np. konkurencji i polemizować z nimi.

fot. dreamstime.com

 

Jak robić to dobrze?

Prowadzenie bloga eksperckiego nie różni się znacznie od prowadzenia bloga firmowego. W obu przypadkach najważniejszymi elementami jest regularność ukazywania i atrakcyjność treści. Jednak w blogu eksperckim znacznie silniej zarysowana powinna być funkcja doradcza. Odbiorcy oczekują, że ukażesz swój biznes „od kuchni”. Wytłumaczysz pewne tajniki np. jak przebiega etap produkcyjny, albo udzielisz rad, których klienci nie znajdą w sieci lub u konkurencji. Przykładem może być tu jeden z prężniej działających blogów eksperckich – perfect-wedding.pl. Założycielka bloga, właścicielka firmy zajmującej się organizacją przyjęć ślubnych, doszła do wniosku, że zamiast udzielać tych samych odpowiedzi wszystkim swoim klientom, skieruje ich na bloga, gdzie nie tylko znajdą odpowiedzi na nurtujące ich pytania, ale także poznają najnowsze trendy ze świata organizacji wesel, o których milczą pozostałe portale ślubne. W ten sposób korzyści odnoszą obie strony – klienci, którzy dostają praktycznych porad na temat przygotowań do ślubu, oraz firma, która buduje silniejszą pozycję na rynku. Ważne jest także, aby blog był powiązany z firmową stroną, dzięki czemu wzrośnie liczba przekierowań pomiędzy nimi. Prowadzenie bloga eksperckiego nie musi być kosztowne, gdyż można go prowadzić za pomocą darmowych platform jak np. wordpress.org, wordpress.com czy blogger.com.

Jakie są korzyści?

Blog ekspercki spełnia kilka funkcji. Wśród nich najważniejszą jest budowanie wizerunku branżowego eksperta, a w konsekwencji budowanie zaufania i poszerzenie kręgu klientów. Blog ekspercki spełnia także funkcję marketingową i PR-ową – jest to przecież doskonałe miejsce, aby proponować konsumentom rozwiązania będące w ofercie Twojej firmy. Pamiętaj jednak, aby nie zamieszczać zbyt wielu tekstów, które reklamują produkty firmowe, gdyż może to być odczytywane jako nachalna promocja, a nie ekspercki poradnik.

 

(RW)

Jeżeli jesteś redaktorem magazynów firmowych, na pewno zadawałeś sobie to pytanie. Napisać audyt czy audit?

W zasadzie to pytanie powinno miec jedną odpowiedź. Powszechną i utrwaloną w polszczyźnie formą jest audyt (audytor). Wyraz został zapożyczony z łaciny – audire pol. badać, słuchać, przesłuchiwać. W języku polskim obce grupy głosek -di- zostają spolszczone do formy -dy-. Tak powstał dyrektor, paradygmat, diagnostyka i właśnie audyt. Taką też formę odnotowują słowniki języka polskiego.

Nowy audit

Coraz częściej w dokumentach firmowych pojawia się zapis audit. W takiej formie zostaje on powielany przez nas, redaktorów. Nie chcemy zbytnio ingerować w treści dokumentów lub komunikatów napływających od Działów Marketingu i Komunikacji. Skąd jednak wzięła się ta forma? Okazuje się, że taką pisownię narzucił Polski Komitet Normalizacyjny wraz z nową edycją normy ISO 9001. Czemu zastosowano taki zapis? Przedstawiciele PKN tłumaczą, że jest to forma rozróżnienia. Audit związany jest z systemami zarządzania. Stanowi więc nie formę kontroli, ale działanie dążące do wykazania zgodności systemu zarządzania z wymogami normy. Natomiast audyt kojarzony jest ze sferą finansową. Ma charakter kompleksowy (w przeciwieństwie do wyrywkowego auditu) i jest formą kontroli. – Nie wiadomo dlaczego audyt miałby być wyjątkiem. Uzależnianie jego pisowni od znaczenia ma taki sens, jak decyzja, aby np. dyrektora szkoły nazywać dyrektorem, a dyrektora fabryki – direktorem – kwituje prof. Mirosław Bańko na portalu sjp.pwn.pl.

fot. dreamstime.com

Znów ten angielski

– Niedobrze jest, kiedy organy państwowe namawiają lub zmuszają do czegoś, co jest przeciw uznanym normom i zwyczajom, także językowym. W zbiorze przykładów za jednoznacznie odbiegający od polskich norm językowych uznałbym wyraz auditor, ponieważ zapożyczony z łaciny rzeczownik audytor jest w polszczyźnie od stuleci – komentuje na łamach internetowej poradni językowej PWN prof. Jerzy Bralczyk. Językoznawca wskazuje także, że szerzenie się formy z samogłoską i może być wynikiem wpływu języka angielskiego, gdzie powszechnie występuje zwrot auditing. Jaką więc powinniśmy stosować pisownię? Zgodną z polską normą. Nie ma jednak sensu forsować tej formy zapisu na siłę. Certyfikacja ISO wymaga, aby stosować formę audit i takiej też mogą wymagać nasi klienci lub przełożeni. Cóż zrobić?
(RW)

Wszystkim osobom zainteresowanym tematyką firmowej komunikacji polecamy najnowsze wydanie naszego firmowego newslettera.

Główny temat poświęciliśmy propozycji jednej z naszych czytelniczek. Czy kody QR to już przeszłość? Okazuje się, że popularność fotokodów ostatnimi czasy znacznie zmalała. A przecież to doskonałe narzędzie marketingowe. Jednak błędy wielu kampanii reklamowych, towarzyszące początkom QR kodów, zniechęciły do nich odbiorców. Słabnąca popularność to także wynik rozpowszechniającej się technologii rozpoznawania obrazów. Czytajcie więcej w newsletterze.

Każdy z Was miał taki przypadek. Siedzisz nad klawiaturą i nie masz pomysłu o czym powinien być kolejny wpis na Facebooku, albo Twitterze. Mamy jednak rozwiązanie. Inspirację możesz zaczerpnąć z kalendarza. Tak, z kalendarza! Nie wierzysz? Sprawdź naszą propozycję dotyczącą komunikacji.

Jednym z największych wrogów prasy firmowej jest nuda. Aby ją zwalczyć, stosuj różnorakie leady. To one budują dynamizm i skłaniają czytelników do lektury artykułów. Sprawdź nasze przykłady konstruowania ciekawych leadów.

W dziale newsów znajdziecie badania dotyczące przyszłości rynku mobilnego oraz e-commerce. Czy wiecie, że coraz mniej osób korzysta z tabletów, a przyszłość e-commerce należy do działań w modelu cross-device? Sprawdźcie także najnowsze doniesienia z branżowego rynku wydawniczego.

Przed nami 8 lutego, czyli Światowy Dzień Bezpiecznego Internetu. Z tej okazji publikujemy kilka porad dotyczących zachowania bezpieczeństwa w sieci. Czy wiesz jak wpływać na pracowników, aby nie narazili firmy na utratę danych?

Jednym z największych zagrożeń dla firm jest utrata danych i tajemnic biznesowych – zarówno wyciek informacji wewnątrzfirmowych, np. dotyczących prowadzonych inwestycji, jak i danych osobowych naszych klientów. W pierwszej sytuacji narażeni jesteśmy na straty finansowe, w drugiej, grożą nam konsekwencje prawne oraz utrata zaufania klientów. Jak zabezpieczyć się przed atakami hakerskimi, które przybierają coraz bardziej wymyślne formy? Nie będziemy radzić Wam jakie wybrać systemy zabezpieczeń oraz jak szyfrować ruch w sieci bezprzewodowej. To zadanie dla Waszych informatyków. Wskażemy jednak obszary, w których zachowania pracowników mogą mieć duży wpływ na bezpieczeństwo informacji.

Nazbyt wylewni?

Każda osoba, która chciałaby zdobyć poufne informacje o działaniach Twojej firmy zacznie od zbadania profilów społecznościowych Twoich pracowników. Może to być dla niej dobrym źródłem wiedzy. Szczególnie, jeżeli pracownik jest zbyt wylewny na temat działań swojej firmy lub gdy oznaczył ją jako miejsce swojego zatrudnienia (na temat oznaczania miejsca pracy w mediach społecznościowych pisaliśmy w styczniowym Custom News: http://www.mediateqa.pl/newsletter/nr26/). Portale społecznościowe to także doskonałe miejsce dla takich działań jak phishing oraz pharming, które polegają na wyłudzaniu od pracowników poufnych informacji. Przestępcy podają się za fikcyjne osoby lub instytucje, aby uwiarygodnić przedstawianą przez siebie historię np. jako osoby zajmującej się naprawą uszkodzonej sieci internetowej w firmie, do czego niezbędne jest jej hasło logowania do firmowego komputera danej osoby. Jak temu zaradzić? Najważniejsze jest uświadamianie pracowników w kwestii odpowiedniego korzystania z sieci oraz sposobów zachowania poufności. Często stają się oni ofiarami wyłudzeń, gdyż nie są świadomi coraz wymyślniejszych sposobów działania hakerów.



fot. dreamstime.com



Polityka bezpieczeństwa

Tworząc wewnętrzną politykę bezpieczeństwa, poświęć miejsce na opisanie działań mających ochronić firmowe dane (poufność informacji, dostępność informacji, ich integralność oraz ewidencja dostępu). Możesz także stworzyć kodeks dobrych praktyk, w którym zawrzesz wszelkie informacje dotyczące odpowiedniego zachowania pracowników na zewnątrz. Pamiętaj także, aby ustalone zasady nie stanowiły jedynie zapisu. Jeżeli mają odnieść skutek, muszą być przestrzegane, a niestosowanie się do nich przez pracowników powinno być obostrzone konsekwencjami. Nierozważność jednej osoby może wpędzić w kłopoty całą firmę.

Kontroluj sieć

Do poufnych danych Twojej firmy najłatwiej dotrzeć poprzez firmową sieć. Aby uniknąć kłopotów, zastosuj kilka czynności, które w znacznej mierze utrudnią dostęp osobom niepożądanym:

• stosuj, i wymagaj tego od pracowników, silne (złożone z kilkunastu liter różnej wielkości i cyfr) hasła zabezpieczające na urządzeniach firmowych (laptopy, komputery, tablety, smartfony, Wi-Fi), ustal inne hasła na każde urządzenia lub zastosuj odrębne loginy i hasła dla każdego pracownika; według badań SplashData najczęściej stosowanymi hasłami są: password, 123456, 12345678, abc123, które nie stanowią żadnego zabezpieczenia, gdyż to one są sprawdzane w pierwszej kolejności przez hakerów,
• wprowadzaj zabezpieczenia sieci (np. Check Point 620 Appliance),
• stosuj blokady niepożądanych portali oraz stron internetowych na firmowym sprzęcie (szczególnie tych, które działają na zasadzie Peer-to-Peer, są to główne źródła wirusów i niepożądanych oprogramowań szpiegujących), zwróć uwagę, aby serwery publiczne nie miały dostępu do sieci wewnątrzfirmowej,
• stosuj programy antywirusowe oraz chroniące przed spamem i phishingiem,
• segmentuj sieć w taki sposób, aby goście korzystający z sieci Wi-Fi nie mieli dostępu do sieci wewnętrznej,
• określ poziom dostępu pracowników (tylko Ty i wybrane osoby mogą mieć dostęp jako administrator, pracownicy powinni korzystać z sieci jako użytkownicy),
• jeżeli stosujesz chmury, sprawdź poziom ich zabezpieczeń, który oferuje operator; szyfruj poufne informacje,
• przede wszystkim edukuj pracowników, uświadamiaj ich jak ważne jest zachowanie poufności, prowadź regularne szkolenia dotyczące zagrożeń w sieci, niech pracownicy nie traktują tego jak kolejnego (zbędnego) wymogu.

(RW)