Pokazywanie najlepszych praktyk komunikacji firm z klientami i promocja blogów jako wartościowego narzędzia, które temu służy – to dlatego Dominik Kaznowski, autor bloga na temat blogów firmowych organizuje po raz piąty konkurs na najlepszy blog firmowy roku. Za dużo tu słowa „blog”? Wydaje się, że nie, bo to narzędzie komunikacji, które zasługuje na wyróżnienie.

Powodów do organizowania konkursu Kaznowski ma kilka. Biorąc na warsztat twarde dane:
83% firm piszących blogi uważa, że prowadzenie bloga podnosi wiarygodność firmy,
50% firm prowadzących blogi dodaje przynajmniej jeden wpis w tygodniu,
co piąta blogująca firma prowadzi więcej niż jeden blog.

Kaznowski uważa, że blog – dzięki temu, że może być komentowany, pozwala poznać prawdziwe opinie ludzi. A przytoczone wyżej liczby pokazują, że coraz więcej firm dostrzega zalety bloga jako skutecznego narzędzia komunikacji. Potwierdza to też fakt, że do 5. edycji konkursu zgłoszono rekordowe 143 blogi firmowe (głównie małych i średnich firm).

Najlepszy blog roku wybierali do tej pory studenci kierunków związanych z komunikacją społeczną i dziennikarstwem Uniwersytetu Wrocławskiego (gdzie Dominik Kaznowski wykłada). W tym roku będzie inaczej i jury utworzą studenci Nowych Mediów warszawskiego Collegium Civitas. Głównym kryterium oceny jest w organizowanym przez Kaznowskiego konkursie przełamywanie stereotypu komunikacji przez firmy.
Wszyscy zainteresowani tematyką blogów firmowych mogą 15 stycznia (wtorek) wziąć udział w specjalnym seminarium poświęconemu firmowej blogosferze. W warszawskim Collegium Civitas zostanie rozstrzygnięty wtedy konkurs na najlepszy blog 2012 roku. Ale to nie wszystko – uczestnicy będą mieli również szansę zapoznania się z czwartą falą badania blogów firmowych oraz wysłuchania wystąpień praktyków PR i marketingu, którzy wykorzystują media społecznościowe w komunikacji. Seminarium będzie też dobrą okazją do wymiany doświadczeń między osobami prowadzącymi blogi firmowe (szczegółowe informacje pod adresem: http://blogifirmowe.wordpress.com/).

Kilka tygodni temu w tekście o rejestracji magazynów firmowych napisaliśmy: „Komunikacja z pracownikami za pomocą firmowych biuletynów traktowana jest jako druki wewnętrzne i tu konieczności rejestracji nie ma”.
Pod tekstem jeden z naszych czytelników zapytał: Jaka jest podstawa prawna odstąpienia od rejestracji w przypadku wydawania czasopisma jedynie dla pracowników? Odpowiadamy: takiej podstawy, jasno sprecyzowanej, nie ma. Użyte przez nas stwierdzenie było zbyt dużym uproszczeniem. Dlatego postaramy się dziś rozłożyć temat rejestracji pism firmowych na czynniki pierwsze.
Na początek kilka uwag ogólnych, wprowadzających do tematu. Pierwsza i najważniejsza uwaga – polskie prawo prasowe, które reguluje rejestrację pism, powstało jeszcze w czasach PRL. Było od tamtego czasu co prawda kilka razy zmieniane, ale zmiany te zupełnie nie nadążają za przeobrażeniami rynku prasowego. Drugą ważną uwagą jest określenie systemu za pośrednictwem którego przyznaje się zgody na wydawanie magazynów. To system rejestrowy (w przypadku radia i tv – koncesyjny). Oznacza to, że jeżeli nie mamy zamiaru łamać prawa i skopiować czyjegoś tytułu, to fakt rejestracji jest tylko administracyjnym zatwierdzeniem.
A teraz do konkretów. Trzymając się ściśle litery prawa prasowego większość pism wewnętrznych adresowanych do pracowników podlega rejestracji. Magazyny wewnętrzne spełniają kryteria, o których mówi ustawa:

- publikacje periodyczne, które nie tworzą zamkniętej, jednorodnej całości,
- ukazujące się nie rzadziej niż raz do roku,
- ze stałym tytułem bądź nazwą,
- oznaczone numerem bieżącym i datą.

Tyle mówi nam litera prawa. Jednak warto w tym miejscu zastanowić się, jak powstawały i rozwijały się pisma firmowe. Na początku w większości przypadków były to kilkustronicowe, nieregularne poradniki wydawane dla pracowników. Bardziej przypominające dokumenty firmowe niż profesjonalne magazyny. W wielu firmach nie postrzegano ich jako prasy, ale jako wewnętrzne publikacje, które powstają jedynie na potrzeby pracowników. Z czasem tytuły te stawały się coraz bardziej profesjonalne, zyskiwały kształt magazynów, zaczęły ukazywać się regularnie. Jednak mimo to wiele firm cały czas traktuje je jako wewnętrzne publikacje i nie interesuje się ich rejestracją, nie widzi potrzeby, by chronić chociażby nazwę. Dla przykładu: jeżeli „Wiadomości firmowe” wydawane są w firmie X, to nie ma ona żadnego interesu, by chronić ten tytuł jako zastrzeżony dla siebie. I to, czy firma Y wydaje swoje pismo dla pracowników pod takim samym tytułem, nie ma dla firmy X większego znaczenia. Tym bardziej, że w większości przypadków w tytule gazety pojawia się dopisek z nazwą firmy.
Jest tutaj jeszcze jeden aspekt. Rejestracja pisma nakłada na nas obowiązek przekazywania obowiązkowych egzemplarzy do bibliotek. A wiele firm, ze względu na treści zawarte w ich magazynach, nie chce, by ich pismo było dostępne dla wszystkich. Warto w tym momencie zacytować jeszcze wyrok Trybunału Konstytucyjnego z grudnia ubiegłego roku: „Karanie grzywną lub ograniczeniem wolności za brak rejestracji czasopism drukowanych jest niekonstytucyjne, bo sankcja karna jest za surowa. Prawo prasowe z 1984 r. nie jest dostosowane do współczesności” (więcej o sprawie w portalu wirtualnemedia.pl).
Dlatego przyjmujemy logikę firm, które uważają wewnętrzne biuletyny za druki wyłącznie firmowe. W wielu aspektach są one oczywiście prasą, ale nie zawsze spełniają jej cele. Warto jednak zaznaczyć, że niezależnie od tego, czy tytuł jest zarejestrowany, czy nie, tworząc go musimy dbać o przestrzeganie innych praw, a więc prawa autorskiego i prawa cywilnego.

Zachęcamy do przeczytania pierwszego numeru newslettera o pismach firmowych wydanego przez MediateQe.

PRZECZYTAJ CUSTOM NEWS

Wydawnictwa się zmieniają – druki papierowe zastępują elektroniczne przekazy. Chcemy wiedzieć szybciej, mieć informacje ciągle pod ręką, podane najlepiej w telegraficznym skrócie. Ale nie pozbawione sensu, praktyczne, z cennymi poradami. Wychodząc naprzeciw medialnej rewolucji proponujemy CUSTOM NEWS – newsletter branży custom publishing. Interesuje nas wszystko, co dotyczy prasy firmowej – i tej wydawanej na potrzeby pracowników, i tej publikowanej na zewnątrz. Pytamy, wyjaśniamy, radzimy, przeglądamy wydarzenia z rynku CP. Wierząc, że oddajemy do lektury coś przydatnego i przyjemnego.
PRZECZYTAJ CUSTOM NEWS

Często, gdy projektujemy pismo firmowe, pojawia się pytanie: czy pisać na początku magazyny słowo wstępne od redaktora naczelnego?
Niektórzy nie czują takiej potrzeby. A nawet się krygują, że nie chcą się tak promować. Ale to błąd – dobre pismo powinno mieć tekst na początku zwany potocznie „wstępniakiem”.
Dlaczego? Bo dzięki niemu możemy:
- rozmawiać z czytelnikiem o pomysłach redakcji,

- polecać materiały, na które warto zwrócić uwagę,

- pisać o magazynie i zmianach jakie w nim zachodzą,
- zdradzać kulisy tego, jak powstawały materiały (ale pamiętajmy, by nie robić z siebie bohaterów),

- zwracać uwagę na kontekst wydarzeń w jakich pismo się ukazuje i pokazać, dlaczego akurat te materiały zajęły w magazynie dużo miejsca,

- witać na łamach pism wewnętrznych nowych autorów (jako docenienie włożonego przez nich wysiłku w powstanie tekstu).

Przyjęło się, że wstępniaki pisze redaktor naczelny. Ale to nie sztywna reguła – może to robić inna osoba z redakcji, może to być też funkcja przechodnia. Wszystko zależy od tego, jak redakcja jest skonstruowana i jak często nasze pismo się ukazuje.
Zwracam szczególnie uwagę na punkt o zmianach w piśmie. Często zapominamy o tym, by informować czytelników o nowych rubrykach czy modyfikacjach układu pisma. A wstępniak to doskonałe miejsce do wyjaśnienia przez redakcję, dlaczego zdecydowaliśmy się na zmiany w magazynie.

Coraz większa konkurencja wśród dostawców rozwiązań do publikowania na tablety.
Do tej pory prym wiodły bardzo dobre rozwiązania firmy Adobe, które pozwalają zmieniać gazety w multimedialne aplikacje. Dopasowany system edycyjny do przygotowywanych łamów daje szansę na totalne szaleństwo w kreacji. Jednak oprócz jednorazowych kosztów zakupu Adobe Digital Publishing Suite w prasie firmowej pojawił się jeszcze jeden problem. Pisma firmowe nie są monetyzowane, a w tym systemie, mimo że udostępnialiśmy nasze wydawnictwo za darmo, od każdego pobrania musieliśmy wnosić opłatę (ok. 20 eurocentów).
Nie wnikając w słuszność tego systemu i rozumiejąc politykę biznesową Adobe, rozwiązanie to było dla branży custom publishing trudne do przyjęcia. Rozmawiając z wieloma firmami słyszałem często argument, że zamiast płacić za pobranie, lepiej płacić za druk. Koszty porównywalne. Jednak rozwój pism na tablety buduje konkurencję wśród dostawców technologii. Dlatego dziś zwracam uwagę na nową firmę na polskim rynku: www.issuestand.com. Jej system pozwala pliki PDF zamieniać w multimedialne publikacje i umieszczać w Apple Store i Google Play. Poza tym wyróżnia się niskimi kosztami, a także brakiem opłat za pobieranie bezpłatnych publikacji.
Warto, by z ofertą omawianej przeze mnie firmy zapoznały się osoby, które do tej pory wstrzymywały się przed zaistnieniem w tabletowym świecie ze względu na koszty.

Komunikacja z pracownikami może odbywać się na rozmaite sposoby. Ale warto zwrócić uwagę, jak wiele możemy osiągnąć dzięki wydawaniu dobrego firmowego biuletynu.
Najważniejszą cechą pisma firmowego jest jego jawność. Wszyscy pracownicy niezależnie od stanowiska, jakie zajmują, bez względu na staż pracy, otrzymują takie samo wydawnictwo. To buduje poczucie wspólnoty. Nie można zapominać, że pisma firmowe są atrakcyjne i czytane przez pracowników nie tylko dla wiedzy, ale także dla przyjemności. Gdy dobrze ustawimy proporcje treści w naszej gazecie, nie będzie ona nudną i niechcianą lekturą, ale chwilą czytelniczej radości. Biuletyny firmowe to również użyteczne wydawnictwa, które pozwalają zwiększać wiedzę pracowników o firmie, o procesach i zmianach, które w niej zachodzą. Są wspaniałym forum do wymiany doświadczeń oraz informowania o wdrożeniach. A ponieważ pisma wydajemy regularnie, dzięki temu nasza komunikacja zachowuje ciągłość (szczegółowo już o tym pisaliśmy).
Pismo firmowe to narządzie wielu możliwości, na którym możemy oprzeć naszą komunikację w firmie. Pamiętajmy, że bez skutecznej komunikacji wewnątrz, nie da się zbudować dobrych relacji na zewnątrz.
A na koniec – w kryzysowych czasach bardzo ważny argument. Wydawanie pisma firmowego, w porównaniu z innymi środkami komunikowania wewnątrz, nie jest drogie.