Do połowy kwietnia na naszym blogu będziemy publikować jeszcze inne historie, które przytrafiły się przy pracy nad firmowymi magazynami. W myśl zasady: „uczymy się na błędach”, pokażemy, jak można rozwiązywać sytuacje kryzysowe.
Firmowy magazyn, tak jak każde pismo, narażony jest na różne sytuacje kryzysowe. Jeżeli pracujemy z agencją, która wspiera nas w realizacji biuletynu, powinniśmy czuć się bezpiecznie. Ale to nie znaczy, że w tej współpracy nie ma miejsca na kryzysy. Najważniejsze, żeby podejść do nich na chłodno i wyciągnąć wnioski na przyszłość.
To miało być standardowe wydanie, które miało ukazać się przed Bożym Narodzeniem. Magazyn miał trafić w ręce pracowników trzy dni przed Wigilią. Praca nad gazetą toczyła się ospale. Na dodatek klient opóźniał akceptację biuletynu. A jak wiadomo, brak czasu powoduje błędy. Magazyn został wydrukowany w dzień deadline’u, który wyznaczył klient. Pismo zostało przejrzane pod względem jakości druku i nadane za pośrednictwem kuriera do kilku oddziałów firmy rozsianych po całym kraju. Po kilku godzinach od nadania przesyłki jedna z osób z agencyjnej załogi zorientowała się, że w gazecie brakuje jednej kartki…
Wszystkie ręce na pokład
Wiemy, że w magazynie nie ma jednej kartki. To dla świątecznego wydania bardzo ważna kolumna w gazecie, bo przedstawia pracowników firmy. Co tu robić? – zastanawiamy się. Kontaktujemy się z klientem i opiekuna projektu informujemy o problemie. Jednocześnie uruchamiamy plan B. Szacujemy, że gazeta nie trafiła jeszcze do klienta i ciągle jest załadowana na samochody kurierów. Blokujemy możliwość dostarczenia pisma do klienta i staramy się, by paczki z magazynem wróciły do sortowni w poszczególnych regionach. Bijemy na alarm w drukarni, by zawiesiła całą pracę i położyła ręce na pokład. Ustalamy, że spróbujemy jak najszybciej odebrać z regionalnych sortowni magazyny i dostarczyć je do drukarnia. Dzielimy zespół na ekipy i ruszamy w Polskę. Ekipa, której przypadł w udziale najdalszy kurs, miała do przejechania ok. 400 km w jedną stronę. Na zegarach 11.00 przed południem, a my – w drogę.
Uzgadniamy z klientem, że następnego dnia po odkryciu brakującej strony będzie miał pismo – tym razem kompletne – u siebie. Przy okazji zastanawiamy się, jak to możliwe, że w magazynie nie było wszystkich kartek. Z czasem okazuje się, że błąd popełnił jeden z pracowników drukarni, który odpowiadał za klejenie gazety – do pomyłki przed nikim się nie przyznał, a pominięte strony – ukrył.
Problemy lubią się mnożyć
Większości ekip udało się odebrać magazyn z sortowni kurierskich i wrócić z materiałami do drukarni. Jedna delegacja miała jednak problem – mimo blokady przesyłek, jeden z kurierów zostawił paczkę z niekompletnymi gazetami w jednym z oddziałów firmy. W tamtejszym sekretariacie nikogo już nie było, dochodziła bowiem 19.00. Trzeba było działać. W porozumieniu z klientem i po długich negocjacjach z ochroną firmy, ekipie z agencji udało się wejść do środka i przejąć paczkę ze źle sklejoną gazetą. Na szczęście paczka była jeszcze nierozpakowana. Delegacja mogła ruszyć w drogę powrotną, kierując się do drukarni. Dotarła tam o 1.00 w nocy. Felerne egzemplarze rozklejono, dołożono brakującą stronę i sklejono na nowo, tym razem poprawnie, ze świeżo wydrukowaną okładką.
Działania w drukarni nie kończyły jednak akcji ratunkowej – trzeba było jeszcze dostarczyć paczkę z pismem do ostatniego oddziału klienta. W rezultacie magazyn trafił w ręce pracowników jeszcze przed firmowym spotkaniem wigilijnym. Uff…
mj
Posty
0 komentarze: